Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usługi kompleksowej organizacji jednodniowego wydarzenia rocznego PWT Polska-Rosja 2014-2020 wraz z organizacją ECDay oraz usługi hotelarskiej w Elblągu.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Projektów Europejskich

1.3.) Oddział zamawiającego: Centrum Projektów Europejskich

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141681456

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Domaniewska 39a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-672

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 223783100

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@cpe.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.cpe.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Wsparcie w realizacji programów UE

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usługi kompleksowej organizacji jednodniowego wydarzenia rocznego PWT Polska-Rosja 2014-2020 wraz z organizacją ECDay oraz usługi hotelarskiej w Elblągu.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-1a1049ef-13ef-11ed-b950-8227d40187e8

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00296765

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-08-08

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00059880/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.7 Organizacja EC Day

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://miniportal.uzp.gov.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/, EPUAPu:/CPE_Warszawa/SkrytkaESP
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP.
Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji.
3. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy ich użyciu,
opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu dostępnym pod adresem https://miniportal.uzp.gov.pl/WarunkiUslugi.aspx
oraz Regulaminie ePUAP.
4. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z
miniPortalu, określone w Regulaminie miniPortalu oraz zobowiązuje się korzystając z miniPortalu przestrzegać postanowień tego
regulaminu.
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia i wycofania oferty oraz do
komunikacji wynosi 150 MB.
6. Za datę przekazania oferty, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP, podmiotowych środków dowodowych,
przedmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu,
przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.
7. W postępowaniu o udzielenie zamówienia korespondencja elektroniczna (inna niż oferta Wykonawcy i załączniki do oferty)
odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez
miniPortal (Formularz do komunikacji). Korespondencja przesłana za pomocą tego formularza nie może być szyfrowana. We
wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia
(BZP).
8. Zamawiający przewiduje również możliwość komunikacji z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, email: przetargi@cpe.gov.pl. Szczegółowo opisane w rozdziale IX SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WA.263.25.2022.BS

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi kompleksowej organizacji jednodniowego wydarzenia rocznego (zwanego dalej: „wydarzeniem”) Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014–2020 wraz z organizacją Europejskiego Dnia Współpracy (zwanego dalej: „ECDay”) oraz usługi hotelarskiej w Elblągu.
W terminie maksymalnie 5 dni roboczych od momentu podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru przynajmniej 2 propozycje hoteli spełniających kryteria podane w OPZ,
w których będą zakwaterowane wskazane przez Zamawiającego osoby oraz propozycje co najmniej 2 obiektów, w których odbędzie się część merytoryczna wydarzenia (w przypadku braku dostępności miejsc propozycję 1 obiektu/sali), spełniających kryteria podane w OPZ, oraz 2 restauracji do wyboru, w których zostanie zapewniony obiad. Jeżeli obiad zostanie zorganizowany w tym samym miejscu co część merytoryczna wydarzenia, Wykonawca nie jest zobowiązany do przesłania takich propozycji. W przypadku zorganizowania obiadu w restauracji zlokalizowanej w innym miejscu niż miejsce organizacji wydarzenia, restauracja musi być położona nie dalej niż 1,2 km po ciągach komunikacyjnych od obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie. Odległość, o której mowa powyżej będzie sprawdzana za pośrednictwem strony internetowej: maps.google.com. W wyjątkowej sytuacji (braku dostępności miejsc), po akceptacji Zamawiającego, obiad będzie mógł zostać zorganizowany w restauracji położnej o więcej niż 1,2 km od obiektu, w którym zostanie zorganizowane wydarzenie, jednak nie dalej niż 3,5 km od tego miejsca (obiekt musi spełniać wymogi niniejszego OPZ). W takim przypadku Wykonawca musi zapewnić na własny koszt transport uczestnikom na trasie z miejsca organizacji wydarzenia (po zakończeniu części merytorycznej) do miejsca obiadu oraz po obiedzie na wizytę monitorującą projektu, która zostanie zorganizowana przez Zamawiającego na terenie Elbląga. Z uwagi na charakter wydarzenia Zamawiający nie dopuszcza zorganizowania obiadu w tawernie, barze mlecznym, domu weselnym czy jadłodajni.
Termin - Wydarzenie roczne wraz z Europejskim Dniem Współpracy zostanie zorganizowane 19.09.2022 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu na późniejszy tylko na jego wniosek, jednak nie później niż na 7 października br. O zmianie daty Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później jak na 7 dni po podpisaniu umowy. W takiej sytuacji wszystkie daty wymienione w OPZ powinny zostać adekwatnie dostosowane. Nowy termin zostanie ustalony roboczo w formie emaliowej za porozumieniem stron.
Liczba uczestników- Zamawiający przewiduje udział maksymalnie 75 uczestników, korzystających z usługi restauracyjnej i przerwy kawowej, opisanych w punkcie 2. OPZ. Zamawiający dopuszcza ostateczną liczbę uczestników wydarzenia mniejszą o maksymalnie 30%. Zamawiający poda ostateczną liczbę uczestników maksymalnie 7 dni przed planowanym wydarzeniem. Zamawiający poniesie koszt usług restauracyjnych i wynajmu sali odpowiednio do liczby osób, które zostały potwierdzone Wykonawcy w powyżej wskazanym terminie.
Zakres: usługa wynajmu sali konferencyjnej wraz z niezbędną infrastrukturą, wyposażeniem technicznym oraz obsługą techniczną i aranżacją pomieszczeń, w tym 5 miejsc parkingowych, usługi gastronomiczne (przerwa kawowa i obiad) dla 75 osób, usługi hotelarskie wraz ze śniadaniem i miejscem parkingowym dla 8 osób, usługa organizacyjno- koordynacyjna.
Szczegółowy opis w zał. nr 1 do umowy stanowiącej zał. nr 4 do SWZ

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2022-10-07

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największą liczbę punktów (P) wyliczoną zgodnie z poniższym wzorem: P = C + DK+ A
gdzie:
P – łączna liczba punktów oferty ocenianej,
DK_- liczba punktów uzyskanych w kryterium „doświadczenie koordynatora”,
C – liczba punktów uzyskanych w kryterium „cena”,
A – liczba punktów uzyskanych w kryterium „aspekt społeczny”.

1. Łączna cena brutto zamówienia (C) – w ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przypisane punkty w skali od 0 do 75
Najwyższą liczbę punktów – 75, otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto za wykonanie niniejszego zamówienia a pozostali odpowiednio mniej wg wzoru:
Najniższa łączna cena brutto zamówienia/ Łączna cena brutto oferty ocenianej x 75 pkt = liczba punktów oferty ocenianej
Sposób wyliczenia ceny oferty (części składowe ceny) określony został w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.
2. Doświadczenie koordynatora - wyznaczonego do realizacji zamówienia, który posiada doświadczenie w realizacji usług polegających na zorganizowaniu jednodniowej* konferencji i/lub kongresu i/lub seminarium, szkolenia (wydarzenie z udziałem co najmniej 30 osób** każde) wraz ze świadczeniem obsługi organizacyjno-koordynacyjnej i usług gastronomicznych (zapewnienie przerwy kawowej, obiadu).
Punkty za kryterium „doświadczenie” zostaną przyznane w następujący sposób:
• Organizacja 5 i więcej konferencji i/lub kongresów i/lub seminariów i/lub szkoleń, łącznie – 20 pkt;
• Organizacja 3-4 konferencji i/lub kongresów i/lub seminariów i/lub szkoleń, łącznie – 10 pkt;
• Organizacja 0-2 konferencji i/lub kongresów i/lub seminariów i/lub szkoleń, łącznie – 0 pkt;

* Zgodnie z programem/agendą merytoryczną/opisem przedmiotu zamówienia.
** Chodzi o ogólną planowaną/przewidywaną liczbę uczestników przez Zamawiającego usługę (zgodnie z programem/agendą merytoryczną/opisem przedmiotu zamówienia), a nie o liczbę osób de facto korzystających z poszczególnych składowych usługi, tj. np. przerwy kawowej.
3. Aspekty społeczne – w ramach niniejszego kryterium Wykonawcy zostaną przypisane punkty w skali od 0 do 5
Przez aspekty społeczne zamawiający rozumie zatrudnienie i utrzymanie zatrudnienia przez cały okres realizacji umowy osoby niepełnosprawnej, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2021 r., poz. 573 ze zm.)
W ramach kryterium aspekty społeczne wykonawcom zostaną przypisane punkty wg poniższych zasad:
• w przypadku braku zatrudnienia przy realizacji zamówienia osoby niepełnosprawnej w wymiarze minimum 1/5 etatu – 0 punktów
• w przypadku zatrudnienia przy realizacji zamówienia osoby niepełnosprawnej w wymiarze minimum 1/5 etatu – 5 punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 75,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie koordynatora wyznaczonego do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: 2. Aspekty społeczne

4.3.6.) Waga: 5

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu wykazania braku podstaw wykluczenia, określonych w rozdziale VII pkt 2, Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą wraz z ofertą złożyć następujące dokumenty:
a) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym odpowiednio w Załączniku nr 3 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału i nie podlega wykluczeniu z postępowania.
b) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w rozdziale VII pkt 8.1 SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia z postępowania. Szczegółowo opisane w rozdziale XV SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) Na potwierdzenie spełniania warunku określonego w punkcie VII
podpunkt 4 SWZ wykonawca zobowiązany jest przedstawić wykaz usług wykonanych a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy (wg wzoru określonego w załączniku nr 5 do SWZ ).
11. UWAGA: Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-08-16 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem miniPortalu

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-08-16 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-09-14

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE